A proposta deve ser apresentada por escrito pelo interessado ao Comitê Estadual onde se localiza a Instituição indicada para Posto Avançado. Para apresentação da proposta será utilizado um formulário padronizado (FICHA DE POSTO AVANÇADO DA RBMA), definido pelo Conselho Nacional da RBMA, com as Secções 1 e 2 devidamente preenchidas.

A proposta deve conter claramente informações sobre a concordância de objetivos com os princípios da RBMA e o cumprimento de suas funções básicas, já indicadas acima. Também, um amplo conjunto de dados descritivos como, data de criação, localização, superfície, mapas, forma de gestão, atividades em desenvolvimento, população atingida, e outros de interesse. Toda esta documentação acompanhará a FICHA indicada acima.

Deverá estar claramente indicada a importância de ser considerado um Posto Avançado, assim como os benefícios esperados com a obtenção desse status.

A proposta deverá ser analisada pelo respectivo Comitê Estadual, na reunião ordinária imediatamente seguinte à data de sua apresentação, verificando preliminarmente se a mesma se ajusta ao procedimento estabelecido. Se não se ajustar, o Comitê devolverá a proposta ao proponente para complementação e/ou correção da documentação apresentada; se sim se ajustar, o Comitê Estadual fará a apreciação da proposta, podendo aprovar o pedido, rejeitá-lo, ou devolvê-lo ao proponente para efetuar complementações; neste último caso, assim que forem atendidas as exigências o pedido retornará ao Comitê para sua apreciação e deliberação, devendo o Coordenador deixar consignado o parecer do Comitê na ficha de apresentação. É facultativo (não obrigatório) do CE o pedido de pareceres para fundamentar a sua decisão.

No caso de o Comitê aprovar o pedido, o Coordenador encaminhará à Secretaria Executiva Nacional, quem encaminhará ao Bureau: a) a FICHA DE POSTO AVANÇADO DA RBMA, com a Secção 3 preenchida, onde consta a sua decisão, b) a documentação apresentada pelo proponente. Se os houver, também encaminhará os pareceres utilizados na decisão.

O Bureau apreciará toda a documentação da proposta na reunião ordinária imediatamente seguinte à data de seu recebimento, podendo aprová-la, sugerir modificações, ou rejeitá-la. Qualquer uma destas atitudes deverá ser consignada na Secção 4 da FICHA DE POSTO AVANÇADO DA RBMA, fundamentada em um parecer elaborado com base no ROTEIRO PARA O BUREAU. O Bureau solicitará, para fundamentar a sua decisão, pelo menos 2 (dois) pareceres, de consultores ad hoc indicados pela Secretaria Executiva Nacional, pareceres estes que se orientarão pelo ROTEIRO PARA ELABORAÇÃO DE PARECER.

Após o Bureau aprovar o pedido, toda a documentação será remetida à Secretaria Executiva Nacional para ser arquivada e para que a mesma informe aos órgãos do sistema de gestão da RBMA, especialmente ao Conselho Nacional quem tomará conhecimento oficialmente na reunião ordinária imediatamente seguinte à data de seu recebimento.

Nessa ocasião, lhe será conferido o status de Posto Avançado da Reserva da Biosfera - PARBMA, na categoria de “entidade vinculada” ao Sistema de Gestão da RBMA, válido por um período de 4 (quatro) anos, e outorgado um diploma que ateste tal condição. Além do diploma, o CN-RBMA fornecerá um conjunto mínimo de materiais e documentos que o Posto Avançado da RBMA utilizará em forma padronizada para o desenvolvimento de suas atividades; esse “kit básico” deverá conter, pelo menos, os seguintes itens: cópia do diploma da UNESCO sobre a RBMA, a coleção dos “Cadernos da RBMA”, cópia dos mapas, a coleção de Anais de Seminários, Workshops, Encontros, etc. já realizados, um “diretório de endereços” contendo os dados dos conselheiros, os membros do Bureau, dos comitês estaduais, a relação das Áreas Piloto e dos Postos Avançados, dentre outros documentos disponíveis.

O Posto Avançado poderá receber apoio técnico e institucional, considerando-se as disponibilidades, do CN-RBMA.

O órgão de gestão do Posto Avançado elaborará Relatórios Semestrais (quatro ao todo) descrevendo as atividades desenvolvidas e fazendo uma auto-avaliação. A apresentação destes relatórios é uma condição necessária tanto para a manutenção do status de Posto Avançado quanto para sua renovação após os 4 anos.

Cada relatório será apreciado pelo Comitê Estadual (ou na sua ausência ou funcionamento irregular pelos Conselheiros do Estado), sendo enviado acompanhado de seus comentários à Secretaria Executiva Nacional e, pelo seu intermédio, ao Bureau.

O Bureau apreciará esses relatórios em suas reuniões anuais (1º semestre de cada ano), e os enviará para ciência ao Conselho Nacional acompanhados de seu comentário, elaborado pelo próprio Bureau ou, opcionalmente, por um conselheiro ou consultor ad hoc expressamente designado para isso.

Findo o período de 4 (quatro) anos, aplica-se novamente o procedimento descrito na seção 2 aos efeitos de renovar o título de Posto Avançado da RBMA.

A instituição deixará de ser Posto Avançado por renúncia; por não cumprir as atividades previstas por mais de um ano; por falta grave em desacordo com os princípios e regimentos da RBMA.

Excepcionalmente os Postos Avançados com dois anos de existência quando da aprovação da presente norma, poderão com base em relatório de atividades e parecer do Comitê Estadual, ou, no caso da sua ausência ou funcionamento irregular, de um Conselheiro Estadual, encaminhar diretamente ao Conselho Nacional em sua reunião ordinária, solicitação de aprovação da renovação do certificado de Posto Avançado.